Основная идея архивирования — сохранить информацию. Однако чисто из соображений экономии места и финансовых соображений необходимо выбрать, какие документы следует сохранить. Документы, которые вы решили не сохранять, утилизируются, другими словами, они уничтожаются. Естественно, это должно быть сделано таким образом, чтобы свести к минимуму потерю информации, и поэтому удаление не должно производиться без четкой нормативной поддержки. Специалисты ресурса https://reisswolf.ua/ru собрали ля вас основную информацию касательно утилизации документов.
Что означает избавление от документов?
Удаление определяется как «уничтожение публичных документов или информации в публичных документах». Это может означать полное уничтожение информации (измельчение, сжигание и тому подобные методы.)
Что следует учитывать при утилизации?
Надлежащие методы утилизации предназначены для экономии места без потери важной информации. Поэтому вы всегда должны учитывать, насколько уникальна и важна информация в документе, прежде чем рассматривать ее уничтожение. Как правило, большая часть информации, которая может быть удалена, состоит из различных типов вспомогательной документации, в то время как окончательная компиляция тех же данных обычно сохраняется навсегда. Некоторые типичные примеры (для высшего учебного заведения):
- Документы для поступления на курс.
- Поданные экзамены (не дипломные проекты).
- Оценки курса.
- Счета.
- Оценочные документы.
Что можно утилизировать?
Как правило, государственный орган может распоряжаться только общедоступными документами, определенными специальными постановлениями архива или местными решениями о критериях уничтожения документов. Исключение составляют документы, которые могут считаться «временными или не имеющими большого значения для деятельности государственного органа». Примерами последних могут быть реклама, информационные уведомления, стандартные запросы и дубликаты документов.
